Guía para encontrar el espacio ideal para tu evento

Encontrar el espacio ideal para un evento puede parecer complejo, por ello aquí te proporcionamos una guía que te podrá acompañar durante este camino.

Antes de comenzar la búsqueda, tenemos que definir los siguientes detalles del evento, que simplificarán esa búsqueda inicial: fecha(s) del evento, tipo de evento, asistentes, ubicación, presupuesto, servicios requeridos (catering, equipo audiovisual), tipo de espacio (interior, exterior)

Una vez, hayamos identificado estos factores, podremos comenzar con la búsqueda de espacios siguiendo los resultados obtenidos en el paso anterior. A continuación, nos pondremos en contacto con aquellos espacios que más parezcan ajustarse a nuestras necesidades, solicitaremos disponibilidad y un presupuesto inicial. En este paso no tendríamos un límite en el número de espacios a los que contactaremos. Es importante enviar la misma solicitud a cada uno de los espacios, es decir, el mismo número de personas, requerimientos de catering, etc.

A continuación, haremos un estudio del presupuesto obtenido de aquellos espacios que hayan confirmado disponibilidad para nuestro evento. Elegiremos entre 3 ó 5 favoritos a los que solicitaremos una visita en persona para confirmar que el espacio cumple con nuestras expectativas.

A estas reuniones llevaremos un listado de preguntas que tengamos como por ejemplo, en caso de que elijamos ese espacio ¿cuáles serían los horarios asignados para nuestro evento? Es decir, ¿desde que hora y hasta que hora podremos tener acceso? Otra pregunta importante es, en caso de que quisiéramos confirmar la reserva, ¿cuál es el proceso? De este modo, aprovecharemos la reunión para resolver cualquier duda que pueda surgir. También es conveniente que el listado de preguntas sea el mismo para todos los espacios que visitamos para facilitar el proceso de selección que haremos posteriormente.

Al haber visitado los espacios seleccionados, haremos un segundo estudio en el que elegiremos el espacio que más se ajuste a nuestras necesidades. Para confirmar el espacio, recuerda el proceso que te indicaron durante la visita y comienza el mismo lo antes posible para no quedarte sin tu espacio favorito!

En RS Extraordinary Events, estaríamos encantados de ayudarte a encontrar el espacio ideal para tu evento, organizar una sesión de guía para tu evento o planificar tu evento de principio a fin. Contáctanos para más información.